Förberedelse inför budget- och prognosarbete

Vid manuell insamling krävs lång tid för att förbereda budgetunderlag. Processansvarig börjar ofta med ett tomt dokument och behöver hämta föregående års utfall samt årets utfall fram till budgetstart. Insamlingen sker oftast från många olika källor – exempelvis ekonomisystem, HR, försäljning och den senast lagda prognosen.

Förutom att kräva mycket tid och resurser, innebär den manuella förberedelsen även andra nackdelar som gör budgetprocessen långsammare och mindre effektiv:

• Det är nästintill omöjligt att ha rullande prognoser öppna för att använda som input till budget vid givna tidpunkter.
• Att simulera hur innehållet i budgeten kommer att se ut vid exempelvis en framtida organisationsförändring är svårt.
• Att verifiera att budgetparametrar är korrekt ifyllda (t.ex. pris/enhet, löneökning, bonuspott) är svårt.
• Det är inte möjligt att ändra delar av budgeten (t.ex. enbart försäljningsbudget) utan att behöva köra om hela processen från start till mål.
• Information som tidplan, ansvariga och budgetinstruktioner, sammanställs av processansvarig och mejlas oftast ut. Missades någon information måste ett nytt mejl skickas ut. Med olika versioner av instruktioner som figurerar, blir det lätt oklarheter i organisationen.

Med Infoweavers plattform på plats blir det betydligt enklare att samla in och strukturera budgetunderlaget. Några exempel:

All information samlad på ett ställe
På plattformens startsida samlas all information om budgetarbetet. Här lägger processansvarig själv upp önskad information (exempelvis tidsplan, ansvariga och budgetinstruktioner). Det innebär att alla användare alltid har tillgång till korrekt och översiktligt underlag.

Självständiga uppstarter
Processansvariga kan i stor utsträckning vara självgående i hanteringen av budgetprocessen. De kan själva enkelt öppna ny budget eller prognos, utan att kontakta support.

Enklare arbete med färdiga budgetunderlag
Vid aktivering av budget skapas ett budgetunderlag från utfall och föregående budget. Utfall kan sträcka sig förbi startperiod för att hantera avropade eller redan beslutade värden.

Återanvändning förenklar uppdateringar
Inför varje budgetperiod kan processansvarig välja vilka budgetmodeller som ska skapas och vilka som ska återanvända tidigare budgetar. Exempelvis kan en uppdaterad försäljningsprognos utföras samtidigt som bemannings- och omkostnadsbudgetar ligger kvar oförändrade. Detta är ett betydligt snabbare och enklare sätt att sammanställa uppdateringar.

Test av budgetar minimerar fel
En budget kan konfigureras och testas innan den blir synlig för användarna som ska arbeta med den. Detta är ett effektivt sätt att minimera felaktigheter och undvika stopp i budgetprocessen på grund av budgetparametrar som inte är uppdaterade.

Flexibel hantering av budgetenheter
Inför en ny budget kan nya budgetenheter som kostnadsställe eller säljare aktiveras medan enheter som inte längre används kan inaktiveras.

Inmatning av budget

Att samla in och samordna budgeten kräver både tid och tålamod. Budgetmallarna som oftast är i Excelformat ska fyllas i av budgetansvarig. Dessa är dock ofta kreativa och lägger till egna formler, rader, kolumner och kommentarer. När budgeten skickas tillbaka får processansvarig en tuff utmaning i att skapa ordning bland dessa.

För att kunna fylla i den ofta förenklade budgetmallen skapar budgetansvarig ett antal egna Excelfiler (t.ex. för försäljning per kund eller produkt samt personalkostnader). Utifrån dessa matas intäkterna in på intäktskontot och personalkostnader på lönekonto etc. När inmatningen är klar har budgetansvarig ett antal Excelfiler som ofta är sparade på den egna datorn. Detta bidrar ofta till att de antagande man gjort inte följer med den inlämnade budgeten. Arbetssättet skapar också en oreda av Excelfiler som ligger lokalt, på en gemensam filserver samt i olika versioner av mejl.

Det finns även många andra nackdelar med processen för inmatning av budget. Några exempel:

• Vid manuell hantering av Excelfiler finns ingen möjlighet att koppla exempelvis bemanning till omkostnadsbudget eller försäljning till resultatbudget.
• Vid användning av ERP-system för budgetinmatning är gränssnitten långsamma, ej användarvänliga och dåligt anpassade för verksamhetsprocesser. Väldigt få ERP-system, om ens något, har bra systemstöd för budgetprocesser.
• Det är svårt att hålla isär olika användarroller, exempelvis användare med ”läsrättigheter” och användare med ”budgeträttigheter”.

I flera budgetformulär är fördelning av värden en tidsbesparande funktionalitet som stöds. Fördelningarna är vanligen utfall från föregående år justerat med en procentuell ändring. Andra användbara fördelningsnycklar är årsbelopp fördelat enligt arbetsdagar, procentsatser per period eller rak fördelning.

Med Infoweavers plattform på plats förenklas budgetinmatningen och processansvarig behöver inte längre reda ut en härva av Excelfiler innan budgetarbetet kan påbörjas.

Infoweavers plattform optimerar budgetinmatningen på flera sätt:

Central uppdatering förenklar budgetinmatningen
Excel har en rad fördelar som budgeteringsverktyg. För att dra nytta av dessa fördelar använder Infoweaver Excel som inmatningsgränssnitt. I och med detta kan olika funktioner som redan finns inbyggt i Excel användas, till exempel filtrering och +/- (expandera) rader och kolumner. Formulären utgår vanligtvis från användarnas befintliga Excel-modeller, men med den viktiga skillnaden att budgetsiffror samt underlag och parametrar som används för omräkning av intäkts- och kostnads¬drivare, uppdateras centralt i plattformen.

Fördelning av värden sparar tid
I flera budgetformulär är fördelning av värden en tidsbesparande funktionalitet som stöds. Fördelningarna är vanligen utfall från föregående år justerat med en procentuell ändring. Andra användbara fördelningsnycklar är årsbelopp fördelat enligt arbetsdagar, procentsatser per period eller rak fördelning.

Kommentarer ger stöd vid sammanställning
Budgetformulären stödjer kommentering på flera nivåer vilket kan användas för att dokumentera de antaganden som görs. Kommentarer inkluderas i budgetunderlaget så att användaren ser kommentarerna från förgående budgetprocess. Kommentarerna ger även stöd vid sammanställning av pågående budget.

Full spårbarhet underlättar avvikelseanalyser
Samtliga uppdateringar under budgetinmatningen loggas för spårbarhet. Vid analyser av avvikelser är det enkelt att gå tillbaka och se vad som kan ha felat.

Sammanställning av budgetunderlag

När processansvarig fått tillbaka de olika delbudgeterna från respektive budgetansvariga är det dags att sammanställa alla Excelfiler till en Masterfil som summerar t ex alla kostnadsställen till en helhet för bolaget. Med en manuell process för hantering av Excelfiler är detta ofta ett utmanande arbete som tar lång tid och lätt skapar felaktigheter. 

 Exempel på problem som orsakas vid manuell sammanställning av budgeten:

• Det går inte att enkelt se vem som är klar och när budgeten för en viss avdelning är låst.
• När budgetansvarig gör kompletteringar och kommer med nya versioner av sin budget måste processansvarig göra om sin sammanställning.
• Många länkar och kopplingar går ofta snett. Någon har kanske gjort ändringar i sin Excelfil vilket förstör Masterfilens länkar.
• När budgeterade värden aggregeras upp behöver justeringar ofta läggas på ett antal nivåer.
• Det är svårt att simulera förändring för en lagd budget utan att behöva starta en normal budgetprocess.
• Det går inte att löpande följa hur budgeten byggs upp innan den sammanställs för att godkännas.
• Frågor kring budgeten (till exempel vid presentation för ledningsgrupp) är i stort sett omöjligt att svara på, eftersom det saknas verktyg för rapporter eller för att göra ad-hoc/fria analyser på budgeten.

Möjlighet att låsa status skapar tydlighet
För att skapa kontroll över budgetprocessen kan statusen för varje budgeterad enhet sparas eller låsas. Låsningen signalerar att enheten är klar och att budget kan sammanställas på högre nivå. Öppning av en låst enhet för korrigering kan göras av processansvarig på högre nivå i organisationen.

Centrala budgetparametrar effektiviserar beräkningar
När budgeten sammanställs används centrala budgetparametrar som exempelvis schablonintäkt/kostnad per såld vara eller lönerevision för att på ett effektivt och kontrollerat sätt räkna om intäkts- och kostnadsdrivare till belopp. Parametrarna kan kopplas till organisationsnivå som att exempelvis intäkt per såld produkt beror på distrikt eller region.

Kombinerade budgetmodeller underlättar arbetet
För att minska arbetsinsatsen i budgetprocessen kan budgetmodeller kombineras så att exempelvis en bemanningsbudget ger personalkostnader till en omkostnadsbudget per kostnadsställe. Omkostnadsbudgeten kan sedan kombineras med en försäljningsbudget till en totalbudget.

Justeringar läggs enkelt in på valfria nivåer
När budgeterade värden aggregeras upp i organisationen kan justeringar läggas in på valfria nivåer. Detta kan ske som inmatning i ordinarie budgetformulär men för särskilda justeringsenheter som kostnadsställe eller säljare. Det går även att använda renodlade justeringsformulär som möjliggör effektiv justering över flera enheter. Justeringsfunktionen kan även användas för komplettering av resultaträkning såsom avskrivningar, finansiella poster eller koncernbidrag för att få fram en totalbudget.

Enkel process för att simulera förändring av budget
Justeringsfunktionen kan även användas för att simulera förändring för en lagd budget utan att en normal budgetprocess behöver aktiveras. Genom att endast öppna en totalbudget för justering där de ingående budgetmodellerna återanvänds från föregående budget, erbjuds en process för simulering med kontroll och spårbarhet i stället för att justeringar görs utanför systemet i separata Excelfiler.

God insyn genom hela budgetprocessen
Under budgetprocessen kan behöriga användare löpande följa hur budgeten byggs upp innan den sammanställs för att godkännas. I budgetrapporter visas pågående budget ställd mot föregående samt utfall, där utfall och budget även kombineras för att visa totaler på helår och rullande.

Kraftfulla och flexibla analyser
På samma sätt som utfall läses in i kuber för ad-hoc/fria analyser laddas även budgetvärden in i kuberna för kraftfulla och flexibla analyser.

Publicering av godkänd budget

Som vi beskrivit är den manuella hanteringen av budgetprocessen ofta både utmanande och tidskrävande. Det gäller även när det är dags för publicering av den färdiga budgeten. Ofta sker detta genom att budgeten placeras i en katalog på en serverdisk vars länk mejlas ut till alla berörda. Men vad händer om man missat något och behöver justera budgeten när den redan publicerats? Jo, hela manuella processen behöver göras om. Kort sagt: En mardröm.

En rad andra svårigheter och problem är också vanliga vid publicering av budget. Några exempel:

• Manuellt arbete krävs för kunna jämföra budgeten med löpande utfall.
• För att kunna presentera budgeten i olika rapporter behövs ofta en manuell inmatning eller inläsning till koncernkonsolidering eller ERP-system.
• Om budgeten behöver konverteras till kontobaserad för att exempelvis få in i ERP-systemet, kommer antagandena från intäkts- och kostnadsdrivarna att saknas.
• Det är svårt att publicera en budget för utvalda delar av organisationen, till exempel för företagsledningen.

Visa vald budget eller jämför med tidigare budgetar
När en budgetmodell är låst och godkänd kan processansvarig välja att publicera en budget för att göra den tillgänglig i utfallsrapporterna för användarna. I vissa fall visar utfallsrapporten en vald budget, men i andra fall kan rapporten visa en eller flera tidigare budgetar som jämförelse.

Välj tidsintervall för publicerad budget
Publicering kan även göras som del av den totala budgetperioden. Om exempelvis en budget läggs för september till december efterföljande år kan processansvarig välja att endast publicera januari till december.

Tydlig visuell presentation
Att fatta välgrundade beslut utifrån stora mängder data är inte det lättaste. För att förenkla processen använder vi främst Excel och visualiseringverktyget MS Power BI. Här presenteras all data på ett översiktligt och enkelt sätt. Informationen kan även skickas direkt till surfplatta och mobiltelefon.

Exportera budgeten
Det är möjligt att exportera den godkända budgeten, exempelvis till koncernkonsolideringen eller till ett ERP-system.